Reunião presencial: curadoria é essencial

Reunião presencial: curadoria é essencial

Por Fatima Koning, diretora comercial global do IWG

O formato híbrido impulsionou uma revolução que já estava em curso, provando que a tecnologia possibilita sermos produtivos fora do ambiente de trabalho. Uma pesquisa da Accenture mostra que 63% das empresas de alto crescimento adotaram modelos de trabalho de “produtividade em qualquer lugar”, valorizando o bem-estar dos funcionários na relação com o sucesso comercial. Com isso, foi possível reduzir custos e danos ambientais, além de garantir melhor qualidade de vida para aqueles que perdem horas apenas para ir e voltar do escritório.

O relatório de 2022 da Microsoft sobre Tendências do Trabalho indicou que os profissionais têm uma nova equação sobre o que “vale a pena” e apontou que os líderes precisam esclarecer o porquê, quando e com que frequência as equipes devem se reunir presencialmente. Por isso, ao exigir que colaboradores frequentem pontualmente a sede, os gestores precisam garantir reuniões produtivas para que os encontros tenham um propósito claro e benefícios tangíveis.

A reunião com curadoria não é um fenômeno novo. Conhecida por aqueles que já acompanharam sessões improdutivas ou que pudessem facilmente ter sido substituídas por um e-mail, a palavra “curadoria” remete a planejamento cuidadoso e profundo. Sugere que sejam feitas escolhas ponderadas sobre quem convidar, o que discutir e como apresentar materiais relevantes para agregar valor à reunião. Essas escolhas exploram de forma convincente o “porquê” sugerido pela Microsoft e garantem que as reuniões sejam produtivas, envolventes e agradáveis.

Em primeiro lugar, é necessário saber por que a reunião é indispensável e o que ela precisa alcançar. Se não houver clareza sobre isso, os participantes também não terão. Reuniões com curadoria não são feitas para distribuir informações, elas devem envolver objetivos claros e, qualitativamente, diferentes dos que poderiam ser alcançados sem reunir o time.

Também é necessário estabelecer metas que gerem resultados reais. Isso requer a elaboração prévia de uma pauta, que pode ser alterada de acordo com o seu andamento. Além disso, uma reunião com curadoria deve incentivar a participação de todos, superando o receio de colaboradores que acham que sua voz não será ouvida entre colegas mais confiantes.

A chave para criar esse equilíbrio está na preparação. Um exemplo é solicitar que os profissionais levem à reunião atividades que precisam de colaboração para serem finalizadas ou que provoquem debates construtivos. Se a sessão for longa, vale abordar temas recorrentes entre todos os participantes para manter o foco.

Conduzir uma reunião produtiva também inclui permitir que colegas a liderem, gerenciar conflitos, caso eles surjam, e garantir que todos expressem suas opiniões. É uma oportunidade de reforçar e estreitar as relações, incentivar a partilha de boas práticas e lembrar a todos porque é ótimo trabalhar na empresa. Não há razão para que uma reunião com curadoria não possa ter momentos sociáveis e divertidos ao mesmo tempo em que atinge metas.

Antes de declarar encerrada qualquer sessão, avaliar em grupo se as metas do encontro foram alcançadas. Uma reunião planejada e pautada é bem realizada quando todos deixam ela com uma ideia clara da decisão que tomaram, do problema que resolveram ou da solução que geraram. É importante ter clareza sobre os próximos passos. Quem está realizando qual tarefa. Quem precisa de mais informações e quem mais na equipe pode fornecê-las. Assim, será uma reunião que os colaboradores gostam.

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